Joensuun Seudun Kuulo ry                  Tietosuojaseloste

Pvm: 22.4.2023

Tämä on tietosuoja-asetuksen mukainen henkilötietojen käsittelyä koskeva informointiasiakirja.

1. Rekisterinpitäjät

Joensuun Seudun Kuulo ry

Y-tunnus:1096151-8

ja

Kuuloliitto ry

Ilkantie 4

00400 helsinki

Y-tunnus: 0201557-2

2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilöt

Joensuun Seudun Kuulo ry

Eila Heinonen, puheenjohtaja

eila.heinonen@joensuunseudunkuulo.fi

050 017 2324

Kuuloliitto ry

Anne Wicht-Kvarnström

anne.wicht-kvarnström@kuuloliitto.fi

3. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on yhdistyksen yhdistyslain mukainen velvoite pitää yllä jäsenluetteloa, sopimukset ja oikeutettu etu huolehtia järjestöpalvelusta ja viestinnästä jäsensuhteen tai muun asiallisen yhteyden perusteella sekä rekisteröidyn suostumus.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on

• Jäsenpalvelut sisältäen jäsenrekisterin

• Viestintä ja tiedottaminen, mm. uutiskirjeet, Kuuloviesti-lehti

• Koulutusten ja tapahtumien toteuttaminen ja markkinoint

• Yhteistyö ja viestintä eri toimijoiden välillä

• Toiminnan kehittäminen

• Varainhankinta

• Vuokraustoiminta

4. Käsiteltävät henkilötiedot

4.1. Jäsenet ja luottamushenkilöt

Yhdistyksen hallitus päättää henkilöjäseneksi hyväksymisestä yhdistyksen sääntöjen mukaisesti. Jäsenten osalta käsiteltäviä tietoja ovat

• yhteystiedot: nimi, osoite, sähköposti, puhelinnumero

• syntymäaika

• jäsenlaji

• liittymisaika

• kiinnostuksen kohteet

• järjestöön liittyvät luottamustoimet

• huomionosoitukset

4.2. Yhteistyökumppanit ja sidosryhmät

• yhteystiedot: nimi, osoite, sähköposti, puhelinnumero

• sopimuksia ja kilpailutuksia koskevat tiedot

• muiden yhteydenottojen sisältö

• muut vapaaehtoisesti järjestelmiin annetut tiedot

4.3. Tapahtumat ja koulutukset

• yhteystiedot: nimi, osoite, sähköposti, puhelinnumero

• jäsenyys

• taustaorganisaatio

• mahdolliset erityistarpeet

• tieto tapahtumista, joihin rekisteröity osallistuu sisältäen tapahtumailmoittautumiset ruokavaliotietoineen sekä laskutuksen

4.4. Kotisivut

Yhdistyksen verkkosivusto kerää tietoa sivuston käyttäjistä. Tässä yhteydessä ei kerätä yksilöiviä henkilötietoja.

Yhdistyksen kotisivuilla olevan yhteystietolomakkeen kautta lähetetty henkilötieto perustuu käyttäjän itsensä ilmoittamiin tietoihin ml. sähköpostiosoite.

5. Tietolähteet

Henkilötietoja saamme ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään, väestörekisteristä, viranomaisilta tai muilta vastaavilta luotettavilta tahoilta.

Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella sovellettavan lainsäädännön rajoissa.

6. Tietojen luovutukset ja siirrot

Jäsentiedot tallennetaan Kuuloliiton keskitettyyn jäsenrekisteriin. Tietoja käytetään sekä keskusjärjestön että yhdistyksen toimesta edellä kuvattuihin tarkoituksiin. Hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia alihankkijoita. Henkilötiedot tallennetaan alihankkijan hallinnoimille ja suojaamille palvelimille.

Muut ulkoistukset

• jäsentiedote/-lehti

• tapahtumanhallintajärjestelmä

Yhdistyksen jäsentiedotteen/-lehden tilaajatiedot (nimi, osoite) luovutetaan painotalolle, joka käsittelee tietoja yhdistyksen kanssa tehdyn sopimuksen perusteella. Painotalolla on nimetty henkilö, joka vastaa yhdistyksestä lähetettävien osoitetietojen käsittelystä. Osoitetietoja käytetään ainoastaan tiedotteen/lehden postitukseen eikä niitä tallenneta kolmannen osapuolen tietokantoihin.

Tapahtumanhallintajärjestelmän ohella tapahtumien ja koulutusten osallistujatiedot siirretään tarvittaessa toteuttamista varten tila-, hotelli- ja ravitsemuspalvelujen tarjoajille, tilausliikennepalvelujen tuottajille, matkatoimistoille sekä laiva- ja lentoyhtiöille.

7. Tietojen suojaus ja säilytysajat

Kuuloliiton ja Joensuun Seudun Kuulo ry:n ylläpitämän jäsenrekisterijärjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain nimetyt henkilöt. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Manuaalisen aineiston säilytys tapahtuu lukituissa tiloissa.

Jäsentiedot passivoidaan eli henkilötiedot poistetaan aktiivijäsenten joukosta, jos henkilö on kuollut, kun henkilö eroaa yhdistyksestä tai yhdistyksen hallitus katsoo jäsenen eronneeksi, jos jäsen on jättänyt erääntyneen jäsenmaksunsa maksamatta kalenterivuoden loppuun mennessä. Passivoidut henkilötiedot poistetaan kahden vuoden kulkuttua passivoimisesta.

Yhdistyksen järjestämien tapahtumien ja koulutusten osallistujatiedot tallennetaan osallistujalistoiksi. Ilmoittautumisen yhteydessä annetut lisätiedot poistetaan heti tapahtuman jälkeen. Osallistujien tietoja voidaan hyödyntää erilaisten tapahtumien markkinoinnissa.

8. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumus ja muuttaa sitä.

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaisille.

Erityisistä henkilökohtaisista syistä rekisteröidyllä on oikeus myös vastustaa itseensä kohdistuvia käsittelytoimia. Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä se erityinen tilanne, jonka perusteella käsittelyä vastustetaan. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädellyin perustein.

9. Yhteydenotot

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.

10. Tietosuojaselosteen muutokset

Mikäli muutamame tätä selostetta, laitamme muutokset näkyviin selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laitamalla kotisivuillemme asiasta ilmoituksen. Suosittelemme, että käytte säännöllisesti kotisivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutoksemme selosteessa.